Kvalificerad kommunsekreterare med intresse av digitalisering

Beskrivning

Säffle kommun är inne i en spännande och intensiv utvecklingsfas inom den nämndadministrativa processen. Vi har ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem och är på väg att utveckla ytterligare digitala verktyg för att bättre stödja för förvaltning och politik i deras arbete. Som kommunsekreterare har du ett ansvar för att våra förtroendevalda får ett beslutsunderlag som är av hög kvalitet. Du planerar och genomför sammanträden tillsammans med ordföranden och förvaltningschef samt ansvarar för registrering, dokumentation och expediering av ärenden. Du kommer att vara specialist på juridiken kring nämnadministrativa processen och övriga processer som tjänsten omfattar. I tjänsten ingår också utveckling och omvärldsorientering inom området och du leder detta arbete tillsammans med kommunens övriga nämndsekreterare. Arbetet innebär mycket kontakter med förtroendevalda, handläggare och i viss mån med media och medborgare.

Varför Säffle kommun? 

Vi erbjuder en kreativ arbetsmiljö där administrativa processen har en viktig plats och där du har stora möjligheter att vara med och påverka hur processen ska utvecklas framöver. Som kommunsekreterare på kanslienheten är du centralt placerad i vår organisation. Du kommer i första hand stödja barn- och utbildningsnämnden och dess förvaltning, men arbetet är omväxlande och innefattar även ärendeprocessen hos fullmäktige och andra nämnder.   

Kommunens kansli har ansvar för centrala nämndsekretariatet, registratur, juridik, kommunarkiv, kommunikation, fastighetsfrågor, upphandling och vaktmästeri. Kanslienhetens kontor är belägna i Säffles vackra stadshus från 1950-talet mitt i centrala Säffle.

Arbetsuppgifter

• Samordna och stödja den nämndadministrativa processen hos fullmäktige, nämnder och bolagsstyrelser
• Registrering av inkommande/utgående ärenden
• Omvärldsbevakning av juridik och utveckling inom administrativa processen
• Utgöra valsamordnare i allmänna valen
• Utbilda förvaltning och politik i aktuella frågor inom offentlighet och sekretess
• Ansvarig för att förvalta och bevaka barn- och utbildningsnämndens skyldigheter enligt dataskyddsförordningen
• Utveckla administrativa processer och utarbeta tillhörande styrdokument
• Vara systemförvaltare/kontaktperson för ärende- och dokumenthanteringssystemet
• Ansvara för digitalisering av tjänster som tillhör administrativa processen
• Hantera begäran om utlämnande av allmänna handlingar
• Arkivuppgifter

Kvalifikationer

• Högskoleexamen inom samhällsvetenskap, statskunskap, juridik eller annan likvärdig utbildning som arbetsgivaren bedömer relevant.
• Du har goda kunskaper i kommunalrätt och kännedom om en myndighets ärendehantering samt vilka lagar som ska följas.
• Du har lätt att uttrycka dig tydligt och korrekt både i tal och skrift.
• Du har god förmåga att se helhet och sammanhang men är samtidigt noggrann med detaljer.
• Erfarenhet av digitalt ärende- och dokumenthanteringssystem och av kommunalt nämndarbete är ett krav.
• Intresse för, och kunskap om, samhällsfrågor är en förutsättning för att lyckas i rollen.
• Du ska ha god datorkunskap och behärska Office-paketet.
• Du ska ha god samarbetsförmåga och dessutom kunna arbeta självständigt under eget ansvar.
• Du är serviceinriktad, lösningsfokuserad, ansvarsfull och kan leverera i tid.

Som person ska du vara drivande, flexibel och van vid att arbeta i ett sammanhang där du är spindel i nätet. Du har hög servicekänsla, är strukturerad och noggrann med ett starkt intresse för digitala utvecklingsfrågor. Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Villkor

B-Körkort krävs

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och förenkla kommunikationen med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan digitalt och inte via e-post eller pappersformat.

Säffle kommun tillämpar rökfri arbetstid.

Vi undanber oss kontakt med annonsförsäljare och övriga media i den här rekryteringen.